Zarchiwizowane wiadomości e-mail to świetny sposób na przechowywanie wiadomości, które mogą być potrzebne później. Nie zapychają one skrzynki odbiorczej i łatwo je znaleźć, gdy są potrzebne.
Możesz odzyskać zarchiwizowane wiadomości gmail, wyszukując je ręcznie lub używając zaawansowanych filtrów wyszukiwania. Jednak może to być czasochłonne i prawdopodobnie będziesz musiał znać temat, nadawcę lub jakiś inny szczegół dotyczący poszukiwanej wiadomości e-mail.
Zapraszamy do lektury artykułu, który jest owocem naszego partnerstwa z polskadiy.pl
Jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości
Zarchiwizowane wiadomości e-mail w Gmailu to świetny sposób na przechowywanie ważnych wiadomości biznesowych w bezpiecznym miejscu bez zagracania skrzynki odbiorczej. Jednak po zarchiwizowaniu wiadomości może być trudno ją znaleźć. Na szczęście istnieją sposoby na odzyskanie zarchiwizowanych wiadomości gmail zarówno z komputera stacjonarnego, jak i urządzenia mobilnego.
Aby odzyskać wiadomość e-mail z konta Gmail, wystarczy zalogować się na swoje konto i wyszukać wiadomość w pasku wyszukiwania lub otworzyć etykietę Cała poczta. Zostanie wyświetlona lista wszystkich Twoich zarchiwizowanych wiadomości e-mail wraz z tymi, które zostały ponownie otwarte.
Możesz również wyszukać wiadomość e-mail według nazwy lub nadawcy. Możesz nawet zawęzić wyniki, używając słów kluczowych, takich jak “-in:Sent” lub “-in:Draft”, jeśli szukasz konkretnej wiadomości, którą zarchiwizowałeś.
Jeśli masz aplikację Gmail w telefonie, możesz użyć menu hamburgerowego, aby rozwinąć folder Cała poczta i uzyskać dostęp do listy e-maili. Ten sam proces działa na pulpicie, choć będziesz musiał przewijać więcej wyników, jeśli masz wiele etykiet.
Po znalezieniu zarchiwizowanej wiadomości e-mail możesz przenieść ją z powrotem do skrzynki odbiorczej. Odbywa się to w podobny sposób jak przenoszenie innych zarchiwizowanych wiadomości: wystarczy kliknąć ikonę “Przenieś do skrzynki odbiorczej”, co spowoduje przeniesienie jej ze skrzynki Wszystkie wiadomości do głównej skrzynki odbiorczej.
Alternatywnie, możesz użyć opcji “Wyszukiwanie zaawansowane”, aby zawęzić wyniki według nadawcy lub daty. Dzięki temu uzyskasz bardziej szczegółowe informacje na temat wiadomości, takie jak to, czy ma ona załącznik lub czy została wysłana w ciągu ostatnich kilku miesięcy.
Jedną z wad archiwizacji wiadomości e-mail w gmailu jest to, że nie zapewnia ona etykiet, które ułatwiłyby ich znalezienie. Zamiast tego są one przechowywane w osobnym folderze, który nie pojawia się w lewym menu pulpitu Gmaila.
Na początku może to być nieco mylące, ale nie jest to problem. Najłatwiejszym sposobem na znalezienie wiadomości, którą chcesz odzyskać, jest użycie etykiety Cała poczta na komputerze lub w aplikacji mobilnej.
Etykieta Cała poczta to standardowa etykieta, która pokazuje wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail w jednym miejscu, niezależnie od tego, jaką etykietę im przypisałeś. Jest to również ta sama etykieta, którą zobaczysz w swojej aplikacji mobilnej. Zwróć uwagę na komunikat potwierdzający, że wiadomość została przeniesiona. Wtedy w razie potrzeby możesz ją odarchiwizować.
Jak przenieść zarchiwizowane wiadomości do skrzynki odbiorczej
Archiwizowanie wiadomości e-mail w Gmailu to doskonały sposób na zwolnienie miejsca na koncie e-mail. Może to być również świetny sposób na oczyszczenie skrzynki odbiorczej, ponieważ zmniejsza ilość bałaganu w skrzynce odbiorczej i ułatwia znajdowanie wiadomości.
Gdy zarchiwizujesz wiadomość e-mail, nie pojawi się ona w skrzynce odbiorczej, ale pozostanie na serwerze Gmaila, abyś mógł ją odzyskać w przyszłości. Najlepsze jest to, że zarchiwizowane wiadomości są indeksowane w wyszukiwarce Gmaila, więc łatwo je znaleźć, jeśli kiedykolwiek będziesz ich ponownie potrzebować.
Aby przenieść zarchiwizowaną wiadomość z powrotem do skrzynki odbiorczej, znajdź ją we Wszystkich wiadomościach i wybierz. Następnie stuknij menu z trzema kropkami i wybierz opcję Przenieś do skrzynki odbiorczej.
Z tej metody możesz korzystać we wszystkich przeglądarkach internetowych oraz w aplikacji Gmail, która jest popularnym klientem poczty e-mail dla wielu użytkowników. Jest ona prosta i nie wymaga żadnego specjalnego oprogramowania.
Głównym powodem archiwizowania wiadomości e-mail jest chęć zwolnienia miejsca na koncie pocztowym. W przeciwieństwie do usuniętych wiadomości, które są oznaczane jako przeczytane automatycznie, zarchiwizowane wiadomości pozostają na serwerze Gmaila i nadal liczą się jako przestrzeń dyskowa.
W aplikacji Gmail otwórz folder “Cała poczta” i zaznacz kółka obok każdej wiadomości, którą chcesz zarchiwizować. Powinny one mieć dwie etykiety, jedną dla “Skrzynki odbiorczej” i drugą dla “Archiwum”. Następnie dotknij etykiety i kliknij “Archiwizuj”, aby ręcznie zarchiwizować wszystkie wybrane wiadomości.
Gdy wszystkie maile zostaną zarchiwizowane, pojawią się w nowym folderze o nazwie “Archiwum”. Jest to miejsce, w którym będziesz je przechowywać dla łatwego dostępu. Możesz również przenieść je do folderu “Skrzynka odbiorcza”, jeśli chcesz, ale nie zapomnij użyć etykiet zamiast opcji “Przenieś do”, ponieważ to usuwa e-maile z folderu “Archiwa”.
Możesz również wyszukiwać zarchiwizowane wiadomości e-mail za pomocą aplikacji Gmail lub w przeglądarce internetowej. W tym celu wpisz w pasku wyszukiwania następujące hasło: in:inbox, jeśli chcesz wyszukiwać tylko wiadomości w skrzynce odbiorczej, lub before:yyyy/mm/dd, jeśli chcesz zarchiwizować wszystkie wiadomości e-mail przed określoną datą. Po zakończeniu wyszukiwania pojawi się lista wyników. W zależności od liczby wyszukiwanych wiadomości e-mail utworzenie listy wyników może potrwać kilka minut.
Jak wyszukiwać zarchiwizowane wiadomości
Zarchiwizowane wiadomości e-mail to wiadomości, które odbiorcy zaznaczyli, aby przenieść je do folderu archiwalnego Gmaila, zamiast usuwać lub pozostawiać w skrzynce odbiorczej. Można je odzyskać za pomocą ikony Cała poczta lub wyszukując je za pomocą szczegółów nadawcy, daty doręczenia lub tematu.
Jeśli masz dużo zarchiwizowanych wiadomości e-mail, znalezienie tych, które trzeba odzyskać, może być trudne. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli korzystasz z aplikacji Gmail, która wyświetla wyniki wyszukiwania według daty i zawiera wszystkie Twoje wiadomości e-mail, w tym zarchiwizowane treści.
Aby uzyskać dostęp do zarchiwizowanych wiadomości, otwórz aplikację Gmail na swoim urządzeniu i w razie potrzeby zaloguj się. Następnie stuknij przycisk Menu w prawym górnym rogu i wybierz opcję Cała poczta.
Następnie możesz przeglądać swoje zarchiwizowane wiadomości e-mail na ekranie. Możesz je również wyszukiwać za pomocą paska wyszukiwania, który pojawia się u góry ekranu i obejmuje wszystkie wiadomości na Twoim koncie, w tym zarchiwizowane.
Może się jednak zdarzyć, że będziesz musiał wyszukać wiadomość e-mail ręcznie, wpisując słowa kluczowe w pasku wyszukiwania. W ten sposób zostaną wyświetlone wiadomości zawierające te słowa kluczowe, co zapewni, że znajdziesz dokładnie tę, którą chcesz odzyskać.
Wiele osób ma problem z lokalizacją i odzyskiwaniem swoich zarchiwizowanych wiadomości e-mail, co może być prawdziwym problemem. Na szczęście Gmail ułatwił odzyskiwanie zarchiwizowanych wiadomości, więc nie musisz spędzać godzin na polowaniu na nie w skrzynce odbiorczej!
Ponadto możesz również łatwo zautomatyzować ten proces. Kilka aplikacji firm trzecich i rozszerzeń przeglądarki może Ci w tym pomóc. Niektóre popularne opcje obejmują Clean Email i Mailstrom.
Innym sposobem na znalezienie zarchiwizowanych wiadomości e-mail jest użycie zaawansowanych filtrów wyszukiwania Gmaila. Na przykład możesz wpisać w pasku wyszukiwania -in:Sent -in:Draft -in:Inbox has:nouserlabels, aby odfiltrować wszystkie swoje zarchiwizowane wiadomości.
Ponadto, jeśli dodałeś etykiety do wiadomości przed jej zarchiwizowaniem, możesz je zobaczyć, przeglądając zakładkę labels w lewym panelu Gmaila. Etykiety mogą być potężnym narzędziem do organizacji skrzynki odbiorczej, ale czasami mogą być trudne do zarządzania.
Archiwizacja wiadomości może być świetnym sposobem na zwolnienie miejsca na koncie Gmail i pozbycie się starych wiadomości, których już nie potrzebujesz. Jednak przenoszenie dziesiątek lub nawet setek wiadomości do folderu archiwum może być czasochłonne. Może to być frustrujące, jeśli czekałeś na ważną wiadomość e-mail lub chcesz zobaczyć, czego dotyczyła, zanim ją usunąłeś.
Jak usunąć zarchiwizowane wiadomości
Usuwanie wiadomości e-mail w Gmailu to prosty proces, który można wykonać za pomocą kilku kliknięć. Są jednak sytuacje, w których powinieneś zdecydować się na zarchiwizowanie wiadomości e-mail zamiast jej usunięcia. Na przykład możesz chcieć zarchiwizować paragon lub ważne informacje, które mogą być potrzebne w przyszłości.
Gdy zarchiwizujesz wiadomość e-mail, zostanie ona usunięta ze skrzynki odbiorczej, ale nadal będzie dostępna przy użyciu funkcji wyszukiwania. Jest to świetna opcja, gdy musisz szybko znaleźć konkretną wiadomość e-mail. Jest to również przydatne, jeśli szukasz czegoś, co zostało wysłane do wielu osób w grupie.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail są przechowywane na Twoim koncie Gmail i pozostają dostępne w folderze Cała poczta, jeśli chcesz je ponownie znaleźć. Możesz przejrzeć wszystkie swoje wiadomości, klikając ikonę Cała poczta po lewej stronie pulpitu nawigacyjnego swojego konta.
Istnieje wiele powodów, aby zarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu, ale najważniejszym jest to, że usuwa ją ze skrzynki odbiorczej i umieszcza w folderze Cała poczta, gdzie możesz ją później znaleźć. Ułatwia to zarządzanie skrzynką odbiorczą i zmniejsza liczbę wiadomości, z którymi masz do czynienia na raz.
Innym powodem archiwizacji wiadomości e-mail jest to, że oszczędza ona miejsce w pamięci, więc jeśli masz dużo wiadomości w skrzynce odbiorczej, możesz użyć tej funkcji, aby pomóc zwolnić miejsce. Archiwizuj tylko te wiadomości, które uważasz za potrzebne w przyszłości.
Ważne jest, aby pamiętać, że jeśli masz jakiekolwiek wiadomości zarchiwizowane w Gmailu, będą one wliczane do limitu pamięci. Nie stanowi to problemu, jeśli masz ograniczoną ilość pamięci masowej, ale może być problemem, jeśli masz wysoką kwotę pamięci masowej i musisz usuwać wiadomości e-mail.
Jeśli masz do czynienia z dużą ilością poczty w skrzynce odbiorczej i potrzebujesz usunąć niektóre z nich, zawsze możesz usunąć pojedyncze wiadomości lub całe grupy zaznaczając pole kosza. Usunięte wiadomości zostaną usunięte ze skrzynki odbiorczej i przeniesione do kosza na 30 dni, więc upewnij się, że nie masz absolutnie żadnej potrzeby ich oglądania, zanim je usuniesz. Pomoże to upewnić się, że masz wystarczająco dużo miejsca na przechowywanie wszystkich swoich wiadomości w przyszłości.
Podobne tematy